Tips para Organizar tu Ordenador

ORGANIZA TU ORDENADOR

1. Utiliza carpetas

Igual que hacíamos con nuestro Archivo físico aquí también es fundamental crear carpetas. Todas las que sean necesarias y que sigan un sistema que tenga sentido para ti.  Empieza por crear carpetas.

2. Crea categorías

Una de las mejores formas de empezar a crear carpetas es creando categorías generales y luego subcategorías cada vez más específicas. Por ejemplo, si tu ordenador lo usas en casa y para guardar cosas del colegio puedes empezar por crear categorías tipo: Personal,Colegio, Fotos, Música, Vídeos, Archivo.

• En el caso de Windows ya te vienen algunas carpetas creadas por defecto como Mis Imágenes, Mis Videos o Mi Música. 
• Olvida la carpeta “Otros” o “Varios”. Esto solo hará que no encuentres nada. Cada archivo debe tener su carpeta claramente identificada.

3. Nombra los archivos: corto y preciso

Es fundamental dar a las carpetas nombres cortos pero que luego te ayuden a localizarlo y si hay más personas que vayan a buscar esos documentos hay que ser específicos y detallados. Por ejemplo, si es una carpeta con documentos del colegio no lo llames COSAS DEL COLEGIO, simplemente COLEGIO, pero es lo suficientemente específico como para que se encuentre.

Si nombras un archivo NOTAS_2015_ALVARO no estás consiguiendo archivar correctamente. Crea, por ejemplo, la sub-carpeta 2015,  dentro de ella la de ALVARO, y dentro la sub-carpeta NOTAS. Te quedará algo así: 2015/ALVARO/NOTAS. Fíjate que hemos puesto primero el año. De esta manera cuando lo quieras archivar para guardarlo podrás llevarte toda la sub-carpeta de ese año con todo lo que contiene ¡Un archivo organizado requiere sólo de un nombre corto y conciso!

4. Agrupa

Como hacemos con cualquier área que organizamos agrupa en esas carpetas generales que has creado todos los archivos que tienes.

• Por el momento sólo preocúpate de agruparlos juntos los que sean de la misma categoría general.
• Crea las sub-carpetas según tus necesidades
• Mete los archivos en cada una de las carpetas
• Procura no dejar archivos sin clasificar en una subcarpeta

5.Despeja el ESCRITORIO

No me refiero a tu mesa, si no al Escritorio de tu ordenador. Es imprescindible que no guardes los archivos en el Escritorio cada vez que te los descargas o creas uno nuevo. Ponlo directamente en su carpeta y mantén el Escritorio lo más libre posible de archivos. Mantén allí sólo las carpetas absolutamente necesarias y si está vacío aún mejor. Sino comenzará de nuevo el caos y el desorden.

6. Accede rápido a lo que buscas

Que tus archivos estén bien organizados no quiere decir que sean fáciles o rápidos de acceder. Es así como está estructurada la organización en los ordenadores, de manera jerárquica. Como un árbol. Un archivo puede estar bien organizado y en su sitio pero en el nivel sexto de subcarpetas y a veces es más fácil acceder a esos archivos más consultados a través de los ACCESOS DIRECTOS. No te lo lleves a otro sitio, no lo copies (ocupa espacio). Déjalo correctamente archivado pero créate el ACCESO DIRECTO en otro lugar si lo necesitas frecuentemente o si debería estar archivado en varias carpetas distintas.

Para crearlos simplemente haz:

• COPIAR en el archivo que elijas
• PEGAR ACCESO RÁPIDO en el lugar donde quieras tenerlo

Verás que el nuevo archivo será igual pero con una flechita en la parte inferior izquierda.

7. Archiva

Hemos mencionado antes la categoría ARCHIVO. Se trata de tener siempre una carpeta donde metas aquella información antigua, que tienes que guardar pero que ya no usas. Que no se mezcle con la documentación actual.

Si no quieres ocupar espacio de tu ordenador una idea es utilizar los servicios gratuitos en la nube para ello (google drive, dropbox, amazon, iCloud,  etc.)

8. Separa las Aplicaciones de los Datos

Cualquier gurú de la tecnología lo tiene muy claro. Las Aplicaciones (Adobe, Word, Mozzila, Chrome, …) son los componentes del software que tienes instalado. Una vez que instalas el programa recuerda borrar el fichero de instalación que te bajaste de internet. Casi nadie lo hace y se quedan ahí acumulados para siempre.

Tus archivos de Datos (documentos de Word, hojas de Excel, fotos, etc.) tienen que estar archivados aparte. 

9.Créate tu carpeta de ENTRADA

Muchas veces vamos con prisa o trabajamos sobre documentos que aún no tenemos claro cómo archivar. Guárdalo en una especie de Carpeta de ENTRADA. Una carpeta temporal donde se mantengan estos documentos durante un periodo de tiempo corto y más adelante archives correctamente.

Recomendamos:

• Ten SÓLO una carpeta de ENTRADA. 
• Revisa varias veces al día por si ya hay archivos que se puedan archivar y hazlo al momento.
• Si  un archivo lleva allí, por ejemplo, más de 6 semanas, se realista y guárdalo en su carpeta pues ya no lo vas a tocar.
• Puedes guardar los documentos pendientes en su correspondiente carpeta de forma inmediata y crear un ACCESO DIRECTO en la carpeta de ENTRADA así estará siempre bien archivado pero podrás acceder a él con rapidez para terminar lo que tengas pendiente. En realidad, idealmente tu carpeta de ENTRADA debería contener sólo Accesos Directos.

10.Utiliza tu carpeta de FAVORITOS

Una vez que tengas tu estructura y sistema creado es momento de crear en FAVORITOS acceso directo a  las carpetas que accedes más frecuentemente Tu estructura tendrá una carpeta que sea FAVORITOS. He dicho ACCESOS DIRECTOS y no las carpetas en sí que deben estar archivadas en su categoría.

En FAVORITOS puedes guardar:

• una carpeta de PROYECTOS EN CURSO,
• la carpeta de ENTRADA
• cualquier carpeta o archivo que abras a diario o de forma periódica.

11.Anclar en la BARRA DE TAREAS

Hay programas o aplicaciones que usas a diario.

• Algunas vienen ancladas a la BARRA DE TAREAS por defecto (barra en la parte inferior de tu pantalla).
• Otras las puedes anclar tu si son de uso frecuente.
• Otras que están puedes quitarlas si no las usas nunca.

12.Papelera

Nunca nos cansaremos de deciros que eliminéis todo lo que no sea necesario guardar, pero en el caso de los ordenadores es básico. Elimina todos los archivos que no uses y no vayas a necesitar en la vida, versiones varias de un mismo documento (guarda sólo la versión final), fotos duplicadas, todo lo que veas que no es necesario. ¡A la Papelera de Reciclaje!

¡Recuerda vaciarla habitualmente!

13.Mantenimiento

No sirve de nada que consigas crear tu sistema y luego cuando vayas a guardar el próximo documento lo guardes de nuevo en el Escritorio. Se disciplinado y utiliza el sistema que has creado, para siempre, adaptándolo cuando sea necesario y surjan nuevas necesidades.